Bingung Bagaimana Cara Menanggapi Keluhan dari Anak Kost? Yuk, Ketahui Strateginya di Sini!

Buat usaha kost milik Anda semakin maju dengan mengetahui cara menanggapi keluhan dari anak kost berikut ini!

Cara menanggapi keluhan anak kost yang komplain penting untuk diketahui bagi para pemilik kost-kostan. Pasalnya, respons komplain atau rasa kecewa dari anak kost nantinya juga akan berdampak kepada kelancaran usaha kost-kostan milik Anda ke depannya.

Oleh sebab itu, perlu adanya penanganan keluhan dari hal tersebut. Penanganan keluhan merupakan suatu cara untuk memberikan solusi dan penyelesaian masalah kepada anak kost dengan cepat, tepat, dan memuaskan.

Penanganan keluhan tersebut bertujuan untuk membuat anak kost merasa puas dan tidak merasa dikecewakan. Hal ini perlu diperhatikan, karena kepuasan anak kost dapat menjadi faktor yang menentukan loyalitas mereka terhadap usaha kost-kostan milik Anda.

Memang, mengatasi komplain itu harus punya kesabaran ekstra. Salah menanggapi keluhan, anak kost bisa berpindah ke kost-kostan lain. 

Parahnya lagi, hasil chat atau kemarahan dari anak kost tersebut bisa tersebar di media sosial. Citra baik yang sudah Anda bangun susah payah, bisa rusak apabila salah dalam menangani keluhan dan komplain dari anak kost tersebut.

Biasanya, penyebab pelanggan melakukan komplain adalah karena barang atau jasa yang didapatkan tidak sesuai dengan seharusnya atau setidaknya kesepakatan awal. Bagaimana cara menangani pelanggan yang komplain? Yuk, simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!

Definisi Komplain

Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) mendefinisikan komplain merupakan suatu keluhan atau keluh sebagai suatu ungkapan yang keluar karena seseorang merasakan sesuatu yang tidak disuka, menderita hingga perasaan susah. Komplain artinya sama dengan keluhan.

Adanya keluhan dari pelanggan, dalam kasus ini adalah berasal dari penghuni atau anak kost, membuat pemilik menjadi tahu apa yang menjadi kelemahan usaha kost-kostan milik Anda. Hal ini bisa digunakan sebagai bahan introspeksi untuk memperbaiki kesalahan agar tidak terjadi keluhan serupa di kemudian hari.

Komplain yang Anda terima termasuk bentuk feedback atau masukan dari anak kost kepada usaha kost-kostan yang Anda miliki, meskipun cenderung dalam konteks yang negatif. Feedback tersebut bisa berbentuk tulisan maupun lisan.

Kemajuan Usaha Kost-Kostan dari Hasil Komplain Anak Kost

Keluhan dari anak kost pastinya ada sebabnya. Biasanya, keluhan tersebut datang karena mereka merasa tidak puas akan sesuatu, baik itu dari segi produk yang Anda miliki maupun pelayanan yang diberikan.

Oleh karena itu, sebaiknya atasi keluhan dengan baik dan jadikan keluhan tersebut sebagai alat untuk membuat usaha kost-kostan milik Anda semakin berkembang dan menjadi lebih baik. Apalagi, keluhan pelanggan memang tidak bisa dihindari. 

Meskipun kamu sudah berusaha sebaik mungkin untuk memberikan pelayanan terbaik, pasti ada saja faktor yang mungkin membuat Anda tidak dapat memuaskan seluruh pelanggan atau anak kost. Jadi kalau dikatakan “Pelanggan adalah Raja”, memang hal tersebut benar adanya. 

Namun percayalah, walaupun emosi mendidih ketika menanggapi keluhan dari anak kost, cobalah untuk menanggapinya dengan cara yang positif. Alasannya, karena apa pun keluhan yang diberikan pelanggan, hal itu juga memiliki tujuan yang baik untuk kemajuan usaha kost-kostan milik Anda. 

Baca juga: 7 Ide Fasilitas Tambahan untuk Pengembangan Bisnis Kost | Dari Laundry sampai Kantin!

Jenis-Jenis Keluhan Anak Kost

Ada beberapa permasalahan yang biasanya dihadapi oleh anak kost sehingga mereka mengeluh atau komplain kepada pemilik kost. Berikut beberapa di antaranya:

1. Tiba-tiba token listrik habis

Salah satu jenis masalah yang sering membuat anak kost komplain adalah tiba-tiba token listrik habis. Kalau siang atau sore mungkin bukan masalah, namun bagaimana kalau malam hari?

Tentunya malam hari adalah waktu mereka beristirahat. Jadi, tidak heran mereka akan komplain apabila tiba-tiba token listrik habis sehingga menyebabkan aliran listrik mati. Oleh karena itu, pastikan Anda sebagai pemilik kost cepat menangani masalah ini karena terbilang cukup urgent.

2. Banyak sampah sehingga menyebabkan bau tidak sedap

Masalah lainnya yang sering menyebabkan anak kost komplain adalah adanya tumpukan sampah yang tidak langsung dibuang. Tentunya ini sangat mengganggu kenyamanan penghuni kost karena menyebabkan bau yang tidak sedap menyebar ke seluruh bangunan kost.

Masalah ini memang terbilang urgent sehingga sebagai pemilik kost, nih, sudah seharusnya Anda tanggap dalam menangani hal tersebut. Biasanya permasalahan ini disebabkan oleh staf housekeeping yang ada saat ini kurang cekatan dalam membersihkan sampah atau memang ada penghuni lain tidak tertib dalam menjaga kebersihan.

3. Ada anak kost yang berisik sehingga mengganggu penghuni lain

Terkadang dalam suatu kost-kostan ada saja perilaku anak kost yang membuat penghuni lainnya merasa terganggu. Salah satunya sering berisik ketika malam hari, di mana waktunya bagi para penghuni untuk beristirahat.

Memang masalah ini sebenarnya tidak terlalu urgent karena Anda dapat memperingatkan anak kost tersebut agar tidak berisik. Namun, kalau sudah berulang kali diperingatkan dan masih seperti itu, Anda sebagai pemilik kost haruslah melakukan tindakan tegas agar hal tersebut tidak terjadi lagi.

4. Kamar mandi bersama yang kotor dan bau

Kamar mandi juga menjadi salah satu faktor utama calon penghuni dalam memilih kostan. Oleh karena itu, jika kamar mandi bersama yang digunakan terasa kotor dan bau pastilah mereka akan memberikan keluhan atau komplain.

Untuk mendapatkan kepercayaan mereka, tentu sebagai pemilik kost Anda harus segera menyelesaikan permasalahan ini. Entah itu memperingatkan housekeeping agar lebih rajin dalam membersihkan kamar mandi atau membuat aturan kepada para penghuni agar selalu menjaga kebersihan kamar mandi.

Cara Menanggapi Keluhan dan Komplain Anak Kost

Menanggapi keluhan dan komplain anak kost memang perlu strategi khusus. Ingat, di sinilah citra usaha kost-kostan milik Anda dipertaruhkan dan bisa berdampak negatif apabila Anda tidak dapat menanganinya dengan baik.

Lalu, bagaimana cara agar Anda dapat menanggapi keluhan dan membuat pelanggan atau anak kost merasa puas? Dan strategi atau cara seperti apa saja yang bisa Anda lakukan untuk menanggapi keluhan dan komplain tersebut? Yuk, cek di bawah ini!

1. Cepat dan tanggap dalam menangani keluhan

Perlu Anda ketahui bahwa isu negatif lebih mudah menyebar dibandingkan berita positif. Oleh karena itu, merespons atau menanggapi komplain dengan cara yang cepat bisa menghambat penyebaran isu negatif mengenai citra usaha kost-kostan Anda. 

Anda pun bisa menyiapkan layanan customer service atau admin social media yang cepat dan tanggap. Tentunya, Anda tidak perlu mengurus hal ini sendirian karena dapat meminta karyawan atau housekeeping di kost milik Anda untuk dapat menanganinya terlebih dahulu.

2. Cara menanggapi keluhan anak kost: Tunjukkan rasa empati kepadanya

Ketika menanggapi keluhan tersebut, tentunya Anda perlu menunjukkan rasa empati kepada anak kost tersebut. Berpikirlah jika apa yang dialaminya juga dialami atau menimpa Anda.

Dengan cara seperti ini, tentu Anda jadi bisa lebih berempati dan berpikir tentang apa yang anak kost tersebut rasakan. Alhasil, Anda pun menjadi tahu bagaimana harus menanggapi atau menangani keluhan tersebut dengan rasa empati dan memberikan komunikasi yang baik.  

Salah satu teknik komunikasi yang baik adalah dengan teknik sandwich, di mana Anda bisa menjelaskan permasalahan di tengah-tengah, sedangkan bentuk pengertian dan empati kamu bisa diberikan di awal dan akhir. Cara seperti ini terbukti dapat membuat pelanggan dapat menerima tawaran solusi yang Anda berikan.

3. Cara menanggapi keluhan anak kost: Meminta maaf dan bersikap solutif

Bila salah satu karyawan atau housekeeping di usaha kost milik Anda lalai dan menyebabkan kesalahan fatal, tidak ada pilihan lain selain memilih berjiwa besar dengan mengakui kesalahan dan mendengarkan keluhan dari anak kost dengan tenang dan sopan.

Selain itu, Anda juga perlu menawarkan atau memberikan solusi kepadanya. Bila mereka sudah memilih opsi dari solusi yang Anda berikan, segera selesaikan masalah tersebut secara tuntas. Setelah itu, pantau terus perkembangan dari kasus keluhan tersebut hingga masalahnya selesai ketika kedua belah pihak puas.

4. Cara menanggapi keluhan anak kost: Menjalin kerja sama dengan penghuni

Ketika Anda memulai usaha kost-kostan, anak kost merupakan kunci utama agar usaha Anda tersebut tetap bertahan. Libatkan mereka dalam proses perkembangan usaha kost Anda dengan mengajak mereka berperan aktif. Misalnya, Anda dapat rutin bertanya tentang kualitas kamar kost hingga fasilitas dan pelayanan yang diberikan. 

Anda bisa menanyakannya secara langsung atau lewat survei kepada mereka. Pastikan juga untuk selalu ramah dan memberikan pelayanan sebaik mungkin. 

Tanyakan juga feedback dari kelanjutan komplain dan keluhan yang sempat mereka berikan. Apakah hal tersebut sudah ditangani secara dengan baik dan bagaimana kepuasan dirinya terhadap penyelesaian masalah yang terjadi. Apabila Anda bisa menjalani ini secara baik, dijamin para anak kost tersebut akan merasa betah dan tidak ingin berpindah ke kost lainnya. 

5. Minta ulasan positif apabila masalah terselesaikan

Sudah berhasil mengatasi komplain atau keluhan pelanggan dengan baik? Kalau memang sudah selesai, Anda boleh meminta ulasan positif dari mereka untuk mengembalikan citra usaha. Selain itu, cara ini juga efektif agar anak kost lain atau calon penghuni kost Anda jadi mengetahui bagaimana cara pemilik kost seperti Anda dalam mengatasi komplain mereka. 

Jangan lupa minta izin kepada mereka untuk mempublikasikan review positif mereka. Misalnya, dengan meminta rating dan memberikan ulasan di aplikasi atau melalui Google My Business. 

Baca juga: Buat Bisnis Kost Meroket dengan Google Maps | Ini Tips, Manfaat, dan Cara Membuat Google My Business!

6. Cara menanggapi keluhan anak kost: Jadikan keluhan tersebut sebagai bahan evaluasi

Cara lain dalam menanggapi keluhan dari anak kost adalah dengan mencatat semua komplain atau keluhan tersebut yang kemudian dijadikan sebagai bahan evaluasi. Hal tersebut dapat Anda manfaatkan untuk meningkatkan kualitas produk dan layanan yang diberikan. 

Kemudian ajak juga karyawan atau housekeeping di kostan milik Anda untuk turut berkontribusi dalam membedah komplain secara bersama-sama. Cara ini dapat Anda lakukan agar mereka juga merasa bertanggung jawab dan bisa menanggapi keluhan tersebut dengan cepat.

7. Ucapkan terima kasih kepada anak kost atas keluhan atau komplain yang diberikan

Ketika anak kost memberikan keluhan atau komplain, jangan lupa untuk tetap memberikan ucapan terima kasih kepadanya. Perlu diketahui bahwa keluhan atau komplain tersebut adalah review jujur dari seseorang yang sudah bekerja sama dengan Anda. 

Setidaknya, Anda menjadi tahu sudah seberapa baik kualitas dari usaha kost milik Anda dan layanannya yang telah diberikan kepada mereka. Selain ucapan terima kasih, Anda juga dapat memberikan mereka komplemen atau reward berupa makanan, diskon, layanan gratis, dan sebagainya.

8. Cara menanggapi keluhan anak kost: Segera tingkatkan kualitas usaha kost milik Anda

Setelah komplain atau keluhan yang diberikan anak kost sudah teratasi dengan baik, maka cobalah untuk evaluasi dan terus meningkatkan kualitas usaha kost milik Anda beserta fasilitas dan layanannya. Beritahukan informasi tentang perubahan atau peningkatan kualitas tersebut kepada para penghuni atau anak kost, sehingga kepercayaan mereka terhadap Anda tetap terjaga. 

Delapan cara ini tentu bisa digunakan sebagai bagian dari Standard Operational Procedure (SOP) dari usaha kost yang Anda miliki. Jadikan hal ini sebagai kewajiban yang perlu ditekankan kepada karyawan atau housekeeping di bisnis kost Anda. 

Selain itu, Anda juga dapat membuat sebuah FAQ berdasarkan kasus yang pernah dialami. Jadi, karyawan pun bisa langsung menangani hal tersebut tanpa harus bertanya lagi kepada Anda sebagai pemilik kost. 

Ingat, setiap keluhan yang datang kepada Anda bukan berarti itu merupakan hal yang negatif. Jadikan saja keluhan tersebut sebagai kesempatan usaha kost Anda untuk lebih maju dan lebih baik lagi ke depannya. 

Artikel menarik lainnya:

• Ingin Sukses jadi Mompreneur? Ini 4 Kemampuan Dasar yang Harus Kamu Miliki
• 22 Cara Dekor Kamar Kost Kecil | Mudah, Hemat Budget, dan Aesthetic!
• 7 Inspirasi Desain Kamar Mandi Aesthetic Tahun 2023 | Less is More!

---

Nah, sekarang Anda sudah tahu bagaimana cara dalam menanggapi komplain atau keluhan dari anak kost, bukan? Agar usaha kost yang Anda miliki terus berjalan dengan baik dan semakin ramai penghuni, sebaiknya segera atasi segala permasalahan yang ada secepat mungkin.

Tertarik untuk bikin kost-kostan bareng Rukita, alias menjadi Partner Rukita? Yuk, cek laman website Rukita di bawah ini atau daftar langsung via WhatsApp!

Jangan lupa download aplikasi Rukita via Google Play Store atau App Store, bisa juga langsung hubungi Nikita (customer service Rukita) di +62 811-1546-477, atau kunjungi www.Rukita.co.

Follow juga akun Instagram Rukita di @rukita_indo, Twitter di @rukita_id, dan TikTok di @rukita_id untuk berbagai info terkini serta promo menarik!